Klikni ovde za pomoć kod unosa

PRENOS DOKUMENATA SA DISLOCIRANE STANICE

Ovu opciju koriste knjigovodstvene agencije koje kod svojih korisnika instaliraju Lidder, i firme sa dislociranim poslovnim jedinicama koje svoje poslovanje vode samostalno tj. firme koje, iz bilo kog razloga, nemaju "On Line" internet konekciju između ispostave i centrale. Prednost dislociranog načina rada je u tome što se na dislociranim stanicama vodi poslovanje odvojenih poslovnica, dok se u centrali vodi celokupno poslovanje svih poslovnica bez naknadnog knjiženja. Najveća prednost ovakvog načina rada je kod knjigovodstvenih agencija koje instaliraju dislocirane stanice kod svojih korisnika, gde korisnici odrađuju svakodnevne poslove a agencije obavljaju samo one poslove koje zahtevaju knjigovodstvenu struku. Obzirom da je dislocirana stanica tehnički usko vezana sa centralom, postoje knjiženja koja se ne smeju raditi na dislociranim stanicama ako se rade i u centrali (npr obračun zarada, blagajne, specifikacije proizvoda), a neki podaci se ne prenose sa dislocirane stanice (npr. rezervacije robe, doradne proizvodne kalkulacije i sl.). Pre početka rada potrebno je konsultovati se u vezi sa mogućnostima prenosa sa dislocirane stanice.

Da bi mogao da izvršiš prenos podataka, prvo ti podaci moraju biti snimljeni na dislociranoj stanici upotrebom opcije POSEBAN BUP ZA DISLOCIRANE STANICE. A potom te iste podatke moraš učitati u listu subjekata-firmi dostupnih za obradu Učitavanje podataka preduzeća. Startuj opciju SERVIS / PREDUZEĆE / PRENOS/DISLOCIRANA / PRENOS DOKUMENATA SA D.S. i iz ponuđene liste firmi izaberi onu koju si učitao i sačekaj da te Lidder obavesti da je završio sa prenosom.

Da se ne bi desilo da kod sledećeg prenosa otvoriš pogrešnu firmu, po završetku ovog prenosa izvrši brisanje firme s koje su preneti podaci.

KONTROLA AŽURNOSTI ŠIFARNIKA

To što je Lidder omogućio kompletan prenos podataka, na liniji dislocirana – centrala, samo sa par odgovora na jednostavna pitanja, nije razlog da se organizaciji poslova oko izmene i proširenja, prvenstveno finansijskih, šifarnika ne pristupi krajnje ozbiljno. Isto tako, dobra obučenost osobe koja radi prenose takođe će, umnogome, smanjiti mogućnost neažurnosti šifarnika. Nastavak ovog teksta predstavlja našu malu pomoć u cilju vaše što bolje organizovanosti.

Pravila kod ažuriranja šifarnika

Firme koje imaju dislociranu radnu stanicu, i preuzimaju podatke sa nje, moraju na organizacionom nivou da postave pravila i norme vezane za ažuriranje (unos novih i korekcija postojećih) šifarnika.

U organizacionom smislu postoje tri načina za ažuriranje šifarnika:

1. Na dislociranoj stanici – sve izmene u šifarniku se rade isključivo na dislociranoj stanici i kao takvi se prenose na centralu.

2. U centrali – izmene su isključivo u centrali, a dislocirana stanica dobija kompletne podatke firme.

3. Unakrsno ažuriranje – izmene se obavljaju i na dislociranoj stanici i u centrali.

U nastavku ćemo prikazati kako, uz pomoć Lidder-a, organizaciono postaviti rad po svakom od tri navedena načina:

1. Na dislociranoj stanici

Ovo je način rada gde se izmene finansijskih šifarnika mogu vršiti samo na dislociranoj stanici. Ako je ažuriranje šifarnika u firmi dosledno ovom principu onda je rad u Lidder-u jednostavan i svodi se na obavezno potvrdne (Da) odgovore na sledeća pitanja, kod prenosa sa dislocirane:

- Hoćeš li da automatski usaglasim sve šifarnike komitenata (ne=pitam za jedan konto)? – ovde je potrebno odgovoriti sa “Da” ako se ima više finansijskih šifarnika (na više konta) i ako je dislociranoj stanici, organizaciono, dozvoljeno da menja svaki od njih. Ako dislocirana stanica ima dozvolu da menja samo jedan šifarnik onda je ovde potrebno odgovoriti sa “Ne”, kako bi se u sledećem pitanju izabrao samo jedan konto čiji će šifarnik (na centrali) biti usklađen sa šifarnikom na dislociranoj, i time spreči menjanje drugih šifarnika na centrali.

- Hoćeš li da preuzmem i promene na postojećim šiframa komitenata? – na ovo pitanje je potrebno odgovoriti sa “Da” kako bi se, pored novih šifara, sa dislocirane prebacile i promene na već postojećim šiframa. Ako se odgovori sa “Ne” na centralu će biti prebačene samo nove šifre, a izmene na starim neće biti ažurirane.

Ovim načinom rada izmene šifarnika na centrali nisu dozvoljene (za one šifarnike koji se menjaju i na dislociranoj) jer će sa prenosom podataka sve biti prepisane podacima sa dislocirane (nepotreban rad na centrali). Ako je, kojim slučajem, izvršena neka bitna izmena šifarnika u centrali onda je potrebno javiti osoblju u ispostavi da urade istu izmenu i na dislociranoj stanici. Sa OnLine konekcijom potreba za ovakvom komunikacijom ne bi postojala.

2. U centrali

Ovakvom organizacijom rada izmena šifarnika na dislociranoj stanici nije dozvoljena, sve izmene se vrše u centrali a dislocirana te izmene preuzima ne neki način. Napominjemo da su veoma retki slučajevi gde je dislociranoj stanici potpuno zabranjeno ažuriranje šifarnika, u većini slučajeva (kad je reč o izmenama šifarnika na centrali) dislocirane stanice mogu otvarati nove šifre (ali ne menjati postojeće); tako da je, u suštini, usaglašenje uvek potrebno. Na ovaj način prenos podataka sa dislocirane u Lidder-u se svodi na sledeće odgovore na postavljena pitanja:

- Hoćeš li da automatski usaglasim sve šifarnike komitenata (ne=pitam za jedan konto)? – ovde odgovor zavisi od toga da li se treba usaglasiti samo određeni šifarnik (npr. jedini za koji dislocirana stanica ima dozvolu da otvara nove šifre), ili sve finansijske šifarnike. Ako se baš ne želi usaglašenje iz nekog razloga onda je potrebno na ovo pitanje odgovoriti sa “Ne” a potom na pitanje o izboru konta za usaglašenje pritisnuti taster “Esc”, i time neće biti ni izmenjene postojeće šifre ni dodate nove sa dislocirane; što opet dovodi do, već pomenutog, potencijalnog problema sa onim “A šta ako je na dislociranoj otvorena nova šifra i knjiženo na njoj?”, jer rezultat tog problema jeste da se neće preneti kompletno knjiženje sa dislocirane, što dalje dovodi do toga da će se na centrali morati učitavati podaci snimljeni pre preuzimanja sa dislocirane.

- Hoćeš li da preuzmem i promene na postojećim šiframa komitenata? – na ovo pitanje obavezno odgovoriti sa “Ne”, u suprotnom sve izmene na centrali će biti prepisane starim podacima sa dislocirane stanice. Znači, kad se na ovo pitanje odgovori sa “Ne” Lidder ne sme da menja postojeće šifre na centrali nego samo da doda novootvorene sa dislocirane, ako ih ima, naravno.

3. Unakrsno ažuriranje

Ovde je dozvoljena izmena šifarnika i na centrali i na dislociranoj stanici.  Ako je stvarna potreba da se vrši ažuriranje finansijskih šifarnika i na centrali i na dislociranoj stanici jedino, iole pristojno, rešenje koje će izazvati najmanje problema jeste da se odvoje šifarnici za centralu od šifarnika za dislociranu. To u praksi, na sledećem primeru, znači sledeće:

Ako je na centrali glavni konto za šifarnik komitenata “2020”, onda se mora kreirati novi konto, npr. “2021” sa zasebnim šifarnikom komitenata koji će se koristiti samo na dislociranoj stanici. Centrala sme da ažurira šifarnik za konto “2020” a ne sme za “2021”, a dislocirana obrnuto, sme “2021” a ne sme “2020”. Tada je potrebno na dislociranoj stanici, u skladu sa tim, podesiti i liste kontiranja; i to ne samo za kupce nego i za dobavljače, jer i oni treba da budu povezani na isti šifarnik komitenata, što znači “4330” na centrali i “4331” na dislociranoj. Ovakvom organizacijom si, uslovno, spašen od problema koji mogu nastati a vezani su za ažuriranje šifarnika na više lokacija.

U skladu sa ovim specifični su i odgovori na pitanja koja postavlja Lidder kada vrši prenos sa dislocirane:

- Hoćeš li da automatski usaglasim sve šifarnike komitenata (ne=pitam za jedan konto)? – ovde je obavezno odgovoriti sa “Ne” kako bi se dobilo pitanje o kontu finansijske analitike koji se želi ažurirati. Kad se dobije pitanje o kontu mora se izabrati konto “2021” kako bi se ažurirao njegov šifarnika a šifarnik na “2020” ostao “netaknut”.

- Hoćeš li da preuzmem i promene na postojećim šiframa komitenata? – na ovo pitanje je potrebno odgovoriti sa “Da” kako bi se, pored novih, preuzele promene izvršene na postojećim šiframa. Ako se greškom odgovori sa “Ne” nije veći problem, biće prebačene nove šifre što je veoma bitno zbog daljeg prenosa knjiženja, a stare šifre se mogu ažurirati kod sledećeg prenosa.

Napominjemo da je ovaj tekst potrebno da pročitaju i osobe zadužene za organizovanje načina i sprovođenje sistema ažuriranja šifarnika, kao i osobe koje će raditi na preuzimanju podataka i koje će zadati sistem konkretno primeniti u radu sa Lidder-om.